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Projeto-Exemplo | Exercício Prático Parte 2

No post anterior, lançamos o desafio de um projeto-exemplo. O projeto consistia basicamente na realização da 1ª Semana de Doação de Sangue do Vale do Paraíba, devendo ocorrer em 5 cidades ao redor de São José dos Campos-SP. Ressalto, mais uma vez, que se trata de um projeto fictício, apesar de estarmos buscando o máximo de verossimilhança.

Confesso que me surpreendi com a quantidade de respostas (e também de perguntas) que recebi dos leitores. Gostaria de parabenizar a todos que enviaram seus termos de abertura e registros de stakeholders, estavam muito bons!

Termo de Abertura do Projeto

Documento que define os objetivos e resultados do projeto, criado pelo patrocinador.

Registro de Stakeholders

Consolida informações sobre as partes interessadas e seus interesses.

Lembramos que o objetivo do grupo de processos de Iniciação é encomendar, aprovar e iniciar formalmente o projeto. Para isso, devemos identificar sua necessidade ou justificativa e definir seus objetivos, bem como o escopo preliminar do projeto.

figura-4

Figura 1 – Processos do Guia PMBOK 5a edição.

O Termo de Abertura do Projeto escolhido foi feito pelo nosso leitor Edwillie Cardoso e está reproduzido no link a seguir. Será utilizado como base para o restante do nosso planejamento daqui para frente.

Nosso leitor Rafael Castanhagi também fez um ótimo TAP e um Registro de Stakeholders muito bacana, em parte reproduzido nas Figuras 2 e 3.Screen Shot 2014-09-22 at 10.02.06

Figura 2 – Identificação de stakeholders (contribuição de Rafael Castanhagi)

Screen Shot 2014-09-22 at 10.02.17

Figura 3 – Análise de stakeholders (contribuição de Rafael Castanhagi)

Nosso leitor Murilo fez outro trabalho muito interessante de análise de stakeholders, culminando no radar da Figura 4.

Screen Shot 2014-09-22 at 9.42.43

Figura 4 – Radar de stakeholders (contribuição de Murilo Maxwell)

Agora vamos iniciar o planejamento do nosso projeto.

O grupo de processos de planejamento tem como objetivo definir, refinar e detalhar quais serão as entregas do projeto e como elas serão produzidas. O Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) deve conter os requisitos, escopo, cronograma, orçamento e demais planos subsidiários. É importante que o PGP defina processos, ferramentas e responsabilidades também. Veja o post a seguir.

PLANO DE PROJETO NA PRÁTICA – COMO FAZER?

Neste link, temos modelos simplificados de documentos de projeto e do plano de gerenciamento do projeto para ajudar àqueles que necessitarem. Também vale a pena visitar o EscritoriodeProjetos.com.br.

Nos próximos posts, vamos elaborar o escopo, cronograma e orçamento do nosso projeto-exemplo.

Declaração de Escopo do Projeto

Documento que define e detalha todas as entregas do projeto.

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Decomposição hierárquica das entregas do projeto, documento de apoio para o gerenciamento do escopo.

Dicionário da EAP

Descrição dos pacotes de trabalho da EAP, podendo conter informações técnicas, recursos, critérios de aceitação etc.

Peço que os leitores continuem enviando suas contribuições. Até a próxima terça-feira, aguardo suas EAP, Dicionário da EAP e Declaração de Escopo do Projeto (enviar para trentim@mundom.com.br). O melhor plano de gerenciamento do escopo, incluindo Declaração do Escopo, EAP e Dicionário da EAP, será publicado na próxima semana!

Além do plano de gerenciamento do escopo, na próxima semana vou dar dicas e descrever como seria o processo para criar o plano de gerenciamento do escopo e os demais documentos que compõem a linha de base do escopo. Escopo é uma área muito importante nos projetos. Ao final de todos os posts, vou disponibilizar o planejamento completo em .DOC e .PDF. Agradeço mais uma vez a participação de todos!

Termo de Abertura do Projeto (exemplo) – Semana de Doação de Sangue

No post Projeto-Exemplo Parte 1, propusemos o desafio de criar um Termo de Abertura do Projeto para o projeto descrito a seguir.

Título: 1a Semana Regional de Doação de Sangue do Vale do Paraíba

Objetivo: Prover estoque de sangue suficiente para o período de Natal e Ano Novo (20/12/2014 a 10/01/2015).

Justificativa: Historicamente, o período de férias e festas de final de ano ocasiona um aumento do número de acidentes, bem como outros eventos que exigem maior capacidade do Banco de Sangue. Neste ano, como prevenção à falta de estoque, vamos realizar uma campanha regional de doação no Vale do Paraíba (SP).

Descrição Geral: O projeto terá início em Outubro de 2014, incluindo planejamento, organização e a realização da semana de doação de sangue que deverá ocorrer entre 01 e 05/12/2014. A campanha deverá ser realizada em nível regional no Vale do Paraíba, contando com postos avançados de coleta de sangue em ao menos cinco cidades diferentes (a serem definidas) em torno de São José dos Campos. Exigências ambientais, sanitárias e outras devem ser consideradas. Publicidade e propaganda, bem como o uso de redes sociais na divulgação, são fator crítico de sucesso.

Premissas:

Apoio do Poder Público

Adesão dos doadores

Restrições:

Orçamento limitado

Data de realização da semana de doação

Disponibilidade de recursos humanos

Riscos:

Quais seriam os riscos, amigo leitor?

 

Recebemos muitos TAPs e Registros de Stakeholders. Foi difícil escolher e dar feedback para nossos amáveis leitores. Finalmente, escolhemos o termo de abertura elaborado pelo nosso amigo e leitor Edwillie Cardoso, que está reproduzido abaixo. Agora vamos seguir com o planejamento, não deixe de ver e participar do Projeto-Exemplo Parte 2!

1a Semana de Doação de Sangue do

Vale do Paraíba

 

Termo de Abertura do Projeto (exemplo)

Sumário

  1. Título e descrição do projeto. 4
  2. Gerente de projeto designado e nível de autoridade. 4
  3. Caso de negócios. 4
  4. Recursos pré-designados. 5
  5. Partes interessadas. 5
  6. Requisitos conhecidos das partes interessadas. 5
  7. Entregas / Descrição do produto. 6
  8. Premissas. 6
  9. Restrições. 6
  10. Objetivos mensuráveis. 6
  11. Requisitos para aprovação do projeto. 6
  12. Riscos de nível macro para o projeto. 7
  13. Patrocinadores que autorizam o projeto. 7

 

01.       Título e descrição do projeto

Do que se trata o projeto?

1a Semana Regional de Doação de Sangue do Vale do Paraíba. Para prover estoque de sangue suficiente para o período de Natal e Ano Novo (20/12/2014 a 10/01/2015).

O projeto terá início em Outubro de 2014, incluindo planejamento, organização e a realização da semana de doação de sangue que deverá ocorrer entre 01 e 05/12/2014. A campanha deverá ser realizada em nível regional no Vale do Paraíba, contando com postos avançados de coleta de sangue em ao menos cinco cidades diferentes (a serem definidas) em torno de São José dos Campos. Exigências ambientais, sanitárias e outras devem ser consideradas. Publicidade e propaganda, bem como o uso de redes sociais na divulgação, são fator crítico de sucesso.

02.       Gerente de projeto designado e nível de autoridade

A quem é dada a autoridade para conduzir o projeto? E essa pessoa pode determinar, gerenciar e aprovar mudanças de orçamento, cronograma, pessoal etc.?

Gerente do projeto (GP) designado: Edwillie Cardoso.

Seu nível de autoridade é de será total. Os recursos requisitados para o projeto deverão deixar temporariamente suas atividades funcionais para dedicarem-se ao projeto respondendo ao GP designado. Caso não seja possível, o GP e o gestor funcional do recurso alinharão as alocações parciais de tempo.

O GP será responsável pelo alinhamento de escopo, tempo, custo, recursos, aquisições, qualidade, comunicações e riscos. Monitorando e controlando mudanças nestas áreas de conhecimento e submetendo ao comitê de mudanças caso a fase que requeira mudança esteja em andamento.

Há a possibilidade de efetuar modificações com um mínimo de aprovações, desde que sejam apresentadas antes da execução de fase ou pacote de trabalho, com alinhamento e formalização com o sponsor.

03.       Caso de negócios

Por que o projeto está sendo realizado? Que base financeira, ou outra base, justifica a realização do projeto?

Historicamente, o período de férias e festas de final de ano ocasiona um aumento do número de acidentes, bem como outros eventos que exigem maior capacidade do Banco de Sangue. Neste ano, como prevenção à falta de estoque, vamos realizar uma campanha regional de doação no Vale do Paraíba (SP).

Para maior sinergia, deverá ser utilizada a estrutura política da Região Metropolitana do Vale do Paraíba, composto pelas seguintes regiões de governo: São José dos Campos, Taubaté, Guaratinguetá, Cruzeiro e Caraguá. Dispostos nesta ordem, devido PIB estimado pela EMPLASA em 2011.

Destes, São José dos campos conta com 2 hemo núcleos e Taubaté com 1.

O uso destas 5 regiões de governo, possibilitará a distribuição da campanha em todos os 39 municípios que compõem toda região metropolitana do vale do paraíba, de modo a abordar a todos que trabalham em uma cidade mas trabalham em outra.

As secretarias municipais em geral, podem ser usadas como parceiros na campanha. Para uma abordagem corpo a corpo em Postos de Saúde, Escolas, Ginásios, Transportes etc. Suportados também pelas secretarias de comunicação.

04.       Recursos pré-designados

Quantos ou quais recursos serão fornecidos?

Os recursos pré-designados a este projeto, seguem os papéis definidos pela metodologia de gerenciamento de projetos:

  • Sponsor: Mario Henrique Trentim
  • GP: Edwillie Cardoso
  • Owner(s): Secretarias Estaduais (Saúde, Comunicação, Transportes, Educação) – Como concentradores, apoiadores, facilitadores, intermediadores e interventores junto ao governo do estado, órgãos regulamentadores, agencias e principalmente junto aos municípios da região metropolitana.
  • Key-User(s) – Pontos Focais: Hemonúcleos, Secretarias municipais (Saúde, Comunicação, Transportes, Educação), Santa Casas e Postos de Saúde de todos os municípios selecionados.

05.       Partes interessadas

Quem, que você sabe até o momento, afetará ou será afetado pelo projeto (Influência do projeto)?

Observa-se como interessados neste projeto:

  • Secretarias do governo do estado;
  • Secretarias Municipais
  • Laboratórios
  • Hemonúcleos
  • Postos de saúde;
  • Santa casa
  • Serviços de transporte
  • Agências de publicidade
  • Doadores (recorrentes e novos = 1ª doação)
  • Voluntários
  • ANVISA
  • ONGs
  • Entidades Filantrópicas

Estas partes interessadas viabilizam a mecânica política, processual e operacional para com as cidades da região metropolitana do vale. Criando sinergia e a ascendência necessária (estrutura funcional) para o bom andamento do projeto.

06.       Requisitos conhecidos das partes interessadas

Requisitos relacionados ao que se espera do projeto ou produto resultante do projeto

Avalia-se os macroprocessos para determinação dos requisitos básicos:

  • Coleta

o   Recepção de doadores e cadastros

o   Respostas a questionários de estilo de vida e votação para auto exclusão;

o   Enfermagem para testes rápidos de glicemia, anemia

o   Enfermagem para coleta da doação

o   Copeira para lanches

o   Em especial para o período, será a extensão do período de coleta. Possibilitando abordar os trabalhadores fora do período de trabalho.

  • Laboratório:

o   Separação

o   Exames de doenças, tipo sanguíneo etc;

o   Fracionamento

  • Logística:

o   Concentração das doações

o   Distribuição dos fracionamentos

o   Controle pós-tranfusional

07.       Entregas / Descrição do produto

Quais são as entregas especificas relacionadas ao produto desejado e qual será o resultado final do projeto?

A expectativa principal de entrega do projeto, é aumentar em 30% o número de bolsas disponíveis em relação ao mesmo período do ano passado.

Complementar a este resultado, outra entrega importante do projeto será a capacitação das outras 3 regiões políticas para coleta de sangue. Tanto em infraestrutura como em mão de obra.

E implementado um melhor sistema de integração entre os hemonúcleos das 5 regiões.

08.       Premissas

O que se acredita ser verdadeiro ou confiável na situação? O que acreditamos ser o caso, mas não temos provas, dados ou fatos que comprovem.

  • Apoio do Poder Público
  • Adesão dos doadores
  • Adesão de voluntários

09.       Restrições

Que fatores podem limitar nossa capacidade de entrega? Dentro de que limites ou parâmetros o projeto deverá funcionar?

  • Orçamento limitado
  • Data de realização da semana de doação
  • Disponibilidade de recursos humanos;
  • Os profissionais para o período de campanha não serão contratados, mas mobilizados de outras frentes como postos de saúde, hospitais e correlatos.

10.       Objetivos mensuráveis

Como o projeto se integra às metas estratégicas da organização? Quais objetivos do projeto dão suporte a essas metas? Os objetivos precisam ser mensuráveis e dependerão das prioridades definidas para as restrições do projeto.

Como objetivos mensuráveis podemos citar:

  • A execução efetiva da campanha no período estipulado (01 a 05/12), pois as bolsas coletadas serão processadas e disponibilizadas para o período de festas de fim de ano.
  • Como resumo de orçamento, o projeto conta com o montante de R$ 150.000,00 (cento e cinquenta mil reais) e desenvolver o cunho de solidariedade para viabilizar o projeto dentro do orçamento.

11.       Requisitos para aprovação do projeto

Quais itens precisam ser aprovados para o projeto e quem os aprovará? O que indica o sucesso?

Os itens deverão ser aprovados formalmente pelos owners ou membros da comissão de mudanças. Sendo considerado como bem sucedido alcançando os seguintes indicadores:

  • Aumento expressivo (superior a 50%) das bolsas disponíveis em relação ao mesmo período do ano anterior.
  • Preparação de infraestrutura e mão de obra para atendimento diário equivalente a 5% da população da região política.
  • Identificar os motivadores para manutenção da frequência de doações
  • Desenvolvimento de modal de logística para melhor integração entre as regiões para rápido atendimento e distribuição entre as regiões.

12.       Riscos de nível macro para o projeto

Ameaças e oportunidades em potencial para o projeto.

  • Alta incidência de votos de auto exclusão;
  • Volume de doadores inaptos;
  • Falta de interesse do poder público;
  • Infraestrutura escassa ou insuficiente para execução dos trabalhos
  • Mão de obra escassa ou insuficiente para execução dos trabalhos

13.       Patrocinadores que autorizam o projeto

Mario Henrique TrentimPatrocinador (Politico)

 

 

Projeto-Exemplo | Exercício Prático Parte 1

Conforme prometido no post anterior, vamos dar início a uma série de posts sobre um projeto fictício, realizando um exercício prático.

 

Qual é primeira coisa a fazer?

Antes do projeto, existe um pré-projeto, estudos de viabilidade ou simplesmente uma “idéia”. O patrocinador seria o responsável por elaborar o documento formal de iniciação do projeto, tradicionalmente conhecido como Termo de Abertura do Projeto (TAP).

Na prática, muitas vezes o gerente do projeto escreve a “proposta de projeto” ou um rascunho de TAP que será assinado e endossado pelo patrocinador. O passo seguinte é identificar os stakeholders.

Portanto, os dois documentos de iniciação seriam:

  • Termo de Abertura do Projeto
  • Registro de Partes Interessadas

Existem casos em que o gerente do projeto não é designado até o término dos estudos de viabilidade técnico-econômica na fase de pré-concepção, consequentemente não é envolvido na Iniciação do projeto. Isso é bom ou ruim?

A resposta é depende. Em grandes projetos, a fase de estudos, maturação da idéia e compreensão das necessidades é demorada. Por exemplo, imagine a construção de uma nova refinaria da Petrobrás. Você acha que o gerente do projeto está envolvido desde os estudos iniciais? Provavelmente, não.

O grupo que analisa as idéias estratégias é formado por pessoas do nível de gerenciamento de portfólio e planejamento estratégico. Eles podem até obter acessoria de gerentes de projetos, engenheiros e técnicos em seus estudos de viabilidade e pré-concepção. Mas o gerente do projeto, propriamente dito, só será designado depois que houver um delineamento geral do projeto (TAP, EVTE, Estudos de Mercado, Macro-cronograma, Estimativas de orçamento e Fluxo de caixa). O gerente do projeto, portanto, entra depois da iniciação na grande maioria dos projetos.

Isso quer dizer que o gerente já chega com o escopo e requisitos fechados? Não.

O gerente deve validar tudo o que está nos documentos iniciais do projeto, que documentam as necessidades, requisitos de alto nível e macro-planejamento. O trabalho do gerente e sua equipe é, portanto, identificar as partes interessadas, refinar requisitos e especificações, detalhar o escopo, programar as atividades, organizar recursos financeiros e humanos, gerenciar os demais aspectos do projeto como qualidade, comunicações, riscos, aquisições etc.

 

Além do planejamento, temos a execução, o monitoramento e controle, e o encerramento do projeto.

 

Vamos então dar o ponta pé inicial do nosso projeto. As informações para o Termo de Abertura do Projeto estão abaixo.

Eu serei o patrocinador do projeto e você, gerente do projeto. Nosso projeto é o seguinte:

 

Título: 1a Semana Regional de Doação de Sangue do Vale do Paraíba

Objetivo: Prover estoque de sangue suficiente para o período de Natal e Ano Novo (20/12/2014 a 10/01/2015).

Justificativa: Historicamente, o período de férias e festas de final de ano ocasiona um aumento do número de acidentes, bem como outros eventos que exigem maior capacidade do Banco de Sangue. Neste ano, como prevenção à falta de estoque, vamos realizar uma campanha regional de doação no Vale do Paraíba (SP).

Descrição Geral: O projeto terá início em Outubro de 2014, incluindo planejamento, organização e a realização da semana de doação de sangue que deverá ocorrer entre 01 e 05/12/2014. A campanha deverá ser realizada em nível regional no Vale do Paraíba, contando com postos avançados de coleta de sangue em ao menos cinco cidades diferentes (a serem definidas) em torno de São José dos Campos. Exigências ambientais, sanitárias e outras devem ser consideradas. Publicidade e propaganda, bem como o uso de redes sociais na divulgação, são fator crítico de sucesso.

Premissas:

Apoio do Poder Público

Adesão dos doadores

Restrições:

Orçamento limitado

Data de realização da semana de doação

Disponibilidade de recursos humanos

Riscos:

Quais seriam os riscos, amigo leitor?

 

Peço que elaborem seus TAP e Registro de Stakeholders. Para maiores informações, pesquisem no Google Maps as cidades do Vale do Paraíba e visitem o site do Serviço de Hematologia e Hemoterapia de São José dos Campos. Este não é um projeto real. É apenas um exercício fictício.

No próximo post, eu vou publicar o TAP e o Registro de Stakeholders. A tarefa dos leitores (que desejarem) é elaborar esses documentos e me enviar até a próxima quarta-feira (17/09/2014): trentim@mundopm.com.br. O melhor TAP e Registro de Stakeholders será publicado com os meus comentários. Aquele que realizar o melhor planejamento (ao longo dos próximos posts, incluindo Plano de Gerenciamento do Projeto) vai ganhar um exemplar do livro Gerenciamento de Projetos (Trentim, 2014). Até a próxima!