Menu
Esqueceu a senha? Fazer cadastro

É possível criar magia em seus projetos?

Fonte: wikipedia.org

Fonte: wikipedia.org

 

Magia e alto desempenho

É possível criar magia em seus projetos, obtendo sucesso de modo consistente? Ou será que resultados de excelência com base em equipes de alto desempenho só se formam pela coincidência do agrupamento de um grupo excepcional de profissionais, durante um período relativamente curto de tempo, em um projeto desafiador? Em algumas situações, independente da capacidade dos líderes de formarem boas equipes, o bom desempenho acaba sendo obtido quase que “ao acaso”. O desejo da equipe de realizar o projeto, a identificação dos membros da equipe com os objetivos, ou a vontade de vencer o desafio, tudo isso contribui para criar uma atmosfera altamente favorável ao sucesso.

Mas se queremos obter resultados consistentes, é preciso ir além. Precisamos criar as condições para obtenção de bons resultados, e colocar a excelência como filosofia de trabalho na empresa e, por consequência, no projeto. Ao fazermos concessões de qualidade regularmente em nosso trabalho, acabamos nos preocupando mais em completar as tarefas do que realmente finalizar um projeto que fará a diferença para os nossos clientes.

Esse texto irá discutir práticas que podem ser adotadas pelos gerentes de projeto para “criar magia” na sua equipe – obter alto desempenho dos profissionais alocados no time, vencendo projetos desafiadores com foco no atendimento ao cliente.

Dicas da maior empresa especialista em magia do mundo

Lee Cockerell, ex-Vice-Presidente Executivo de Operações do Walt Disney World Resort, escreveu em seu livro – Criando Magia – a filosofia de trabalho da Disney, que é repassada constantemente a todos os colaboradores: “não é com mágica que se faz um bom trabalho; é com um bom trabalho que se faz mágica.”

Segundo ele, o sucesso da Disney em encantar as pessoas que visitam os seus parques em qualquer lugar do mundo é resultado de um trabalho totalmente focado no cliente final. Aliás, os profissionais se referem aos clientes como “Convidados”, para que todos os funcionários lembrem que as pessoas que visitam os parques precisam ser bem tratadas, caso contrário não terão porque retornar no futuro.

Lee Cockerell cita que uma ótima liderança conduz à excelência dos funcionários, que leva a uma satisfação do cliente, que resulta em resultados de negócio. Não é, portanto, o cliente que vem em primeiro lugar, e sim a liderança!

Será que estamos acostumados a esse tipo de abordagem? Estariam os gerentes de projeto cientes de que o resultado da sua equipe, e a satisfação dos seus stakeholders, são resultados diretos da sua liderança? Ou continuamos atribuindo as falhas nos resultados às condições de mercado, à falta de recursos adequados, à falta de clareza dos objetivos do cliente?

Como desenvolver a mágica dentro dos seus projetos

Em seu livro, Lee Cockerell cita 10 estratégias que ele considera fundamentais para o sucesso da Disney. Dessas 10, eu selecionei três que considero que podem ter o maior impacto direto nos resultados dos nossos projetos, se implantadas adequadamente. Elas são:

  • Quebre o molde;
  • Crie magia por meio da capacitação;
  • Use um combustível grátis.

Quebre o molde:

Algumas vezes mudanças são necessárias. Nos prendemos ao usual e às práticas correntes porque, se falharmos, estamos protegidos pelo senso comum, ou pelo fato de que “isso sempre foi feito assim”. Ao termos uma atitude distinta dos demais profissionais, geramos descrença, desconfiança e, às vezes, inveja. Muitos poderão criticar pelo simples fato de que sempre tiveram vontade de fazer diferente, mas foram impedidos ou nunca tiveram a coragem de levar as ideias adiante.

Entenda dentro do seu ambiente o que pode estar travando o bom desenvolvimento e execução do seu projeto, analise o cenário e procure modos de melhorar o processo. Para obter o apoio necessário, tente mostrar para a gerência o potencial impacto dessas mudanças, e o quanto a empresa e o cliente podem ganhar com elas.

Outra prática indispensável é ouvir a equipe, pois os profissionais envolvidos no planejamento e execução das tarefas são as melhores fontes para que você, como gerente do projeto, possa entender o que precisa melhorar. Ainda assim, outro tipo de mudança pode ser necessário: aquela que você enxerga como necessária, mas o restante da equipe não acredita que é eficaz. Muitas vezes você, com a visão de todo o projeto e a noção da inter-relação entre as atividades, precisará promover mudanças que, em um primeiro momento, podem não fazer sentido para aqueles que estão acostumados a fazer tudo sempre da mesma maneira. Você precisará, então, quebrar o molde! E como líder, você terá que tomar a difícil decisão de seguir adiante!

Crie magia pro meio da capacitação:

É inútil acharmos que o bom desempenho virá somente pela nossa vontade, ou pelo nosso estímulo, como líderes de projetos. Para que a equipe tenha um bom desempenho, a capacitação é fundamental, e sua necessidade é constante. É triste ver como muitas empresas ainda encaram a verba de treinamento como gasto, e os dias de ausência do funcionário como um transtorno. Quantas vezes você já teve que sair para um treinamento pela empresa, com peso na consciência pelo trabalho que ficará pendente? Muitas, não é? É possível se concentrar no conteúdo do curso, com a cabeça no trabalho que ficou esperando? Tenho certeza que não!

Se você quer uma equipe de alto desempenho, que consiga resultados notáveis em seus projetos, invista na capacitação. Isso fará toda a diferença! E não esqueça que é responsabilidade do projeto capacitar a sua equipe! Isso precisa ser mapeado e planejado, como qualquer outra tarefa.

Além disso, não esqueça que todos nós aprendemos muito na prática, seja observando outros colegas ou sendo orientados por eles. Não desperdice a oportunidade de fomentar a troca de experiências e de informações dentro da própria equipe do projeto. Além de nivelar o conhecimento, isso também evita que problemas já enfrentados por membros do time se repitam, gerando impactos nos resultados do empreendimento.

Muitas ações práticas e sem custos podem ser implementadas, como almoços que incluem um tópico a ser ensinado ou debatido (brown bag lunchs), reuniões estimuladas pela própria equipe para debater um tema ou permitir que um indivíduo experiente em uma determinada área possa dividir seu conhecimento, e até mesmo iniciativas de turmas internas de capacitação após o horário, organizadas pela própria equipe e ministradas por voluntários – como aulas preparatórias para o exame PMP© (Project Management Professional©) por exemplo.

Use um combustível grátis:

Lee conta que uma certa vez, ao começar o trabalho em uma nova empresa, estava com sérios problemas para resolver, sentindo-se sobrecarregado e inseguro, e que em três semanas após assumir aquela diretoria não teve nenhuma conversa com seus superiores ou teve qualquer feedback sobre o seu trabalho. Ele então chegou a confessar à sua esposa que achava que talvez não tivesse feito uma boa escolha ao mudar de emprego.

Foi então que ele recebeu uma carta de um dos seus superiores, pedindo desculpas pela falta de contato e elogiando o seu trabalho, dizendo o quanto ele estava agregando à empresa. E isso fez toda a diferença!

O quanto você reconhece o trabalho da sua equipe? Como o bom desempenho pode ser estimulado, se quando bons resultados são atingidos eles acabam vistos apenas como “obrigação”?

Uma equipe precisa de direcionamento constante por parte da liderança, para que todos saibam onde estão errando, o que está indo bem, e porque aquele trabalho agrega valor ao resultado final. Se o gestor priva a equipe de feedback, a equipe não consegue entender se o trabalho deve ou não continuar seguindo aquela linha. E infelizmente, não são muitos os líderes capazes de dar um bom feedback.

Uma vez, após mudar de empresa e começar a trabalhar em uma nova indústria, decidi pedir um feedback formal para o meu gestor depois de 3 meses do meu ingresso na companhia. Eu achava que não havia feito muito progresso, porque ainda estava tentando entender como aquela indústria funcionava, então queria saber a percepção do meu superior a respeito, para direcionar meus esforços de aprendizado e melhoria. Em primeiro lugar, meu gestor achou muito estranho o meu pedido, não entendendo porquê eu queria realizar aquela conversa. Depois aceitou marcar a reunião, mas antes consultou o seu superior.

Quando finalmente nos reunimos, tive duas surpresas: a primeira foi que a empresa tinha uma visão do meu trabalho muito melhor do que eu mesmo vinha avaliando, e a segunda foi que meu superior já me ofereceu um aumento de 10% no meu salário, logo no início da reunião! Analisando a situação depois, cheguei à conclusão de que meu pedido para a reunião de feedback foi entendido pela empresa como um sinal de que eu não estava me adaptando ao novo cenário, e que talvez quisesse me desligar da companhia… De qualquer modo, só o “combustível grátis” dos elogios que recebi sobre meus primeiros três meses de trabalho já me motivaram a me esforçar cada vez mais em cada projeto que surgia, e tendo a tranquilidade de estar no caminho certo. E nem precisava do aumento (mas é claro que eu não dispensaria)!

Transformando mágica em realidade – e vice-versa

Como podemos perceber, a magia ou o bom desempenho no desenvolvimento e entrega de projetos é algo tangível. O que não podemos é esperar resultados de excelência mantendo as mesmas falhas de sempre.

Ao efetuarmos as mudanças necessárias, treinarmos a equipe e incentivarmos o trabalho bem feito, sempre com um elevado padrão de qualidade como objetivo, conseguimos a mágica de produzir bons resultados de modo consistente. E, convenhamos, na visão de nossos clientes, entregar seguidamente projetos no prazo, no custo e no padrão de qualidade exigidos já será visto por todos como pura magia, não é mesmo? Dada a dificuldade de cumprirmos com todas as metas do projeto como foi planejado!

O que os bons exemplos, como os da Disney, nos mostram é que é possível alcançar um patamar de excelência, e que isso se faz com muito trabalho e uma liderança preparada para tal. A magia é criada pelo trabalho e não por uma combinação aleatória de fatores. Pelo menos se queremos resultados consistentes, de modo a suportar o negócio e os resultados da companhia.

E você, já providenciou a sua varinha mágica? O que você faz ou fará para melhorar o desempenho da sua equipe e colher resultados de excelência? Você já fez parte de uma equipe de alto desempenho que foi realmente desenvolvida? Ou a boa performance ocorreu por “acaso”?

Referências

COCKERELL, LEE. Criando Magia – 10 estratégias de liderança desenvolvidas ao longo de sua vida na Disney. Nova York, EUA: Doubleday, 2009.

Fonte: amazon.com

Fonte: amazon.com

Escopo do Produto vs Escopo do Projeto

Um fator crítico de sucesso nos projetos é a definição do escopo (Críticas ao Escopo). Mas o que é “escopo”?

Utilizando a definição do Guia PMBOK®, escopo do projeto é “o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.”

Em outras palavras, o escopo delimita o que vai ser feito pelo projeto e o que não vai ser feito (fora do escopo). Escopo do projeto, portanto, compreende todo o trabalho necessário, bem como as entregas do projeto.

Por outro lado, temos o escopo do produto, que são suas partes e componentes. O escopo do produto descreve o que vai ser entregue, podendo ser um sistema, subsistemas e componentes. As especificações e os requisitos delimitam o escopo do produto.

As Figuras 1 e 2, a seguir, ilustram bem a diferença. Na Figura 1, temos a Estrutura Analítica do Projeto AllMar-VANT. Trata-se de um projeto fictício para construir uma aeronave não tripulada. Os documentos do projeto (Termo de Abertura, Plano de Projeto etc) estão no livro Manual do MS-Project 2010 e Melhores Práticas do PMI®.

all-mar1Figura 1 – Escopo do projeto (Trabalho, Pacotes de Trabalho – Estrutura Analítica do Projeto)

Observe que existem várias entregas e pacotes de trabalho para construir o produto, que é um avião. Mas o que seria o escopo do produto? Seria o avião em si, suas partes e subsistemas, como podemos ver na Figura 2.

hornet aircraft boeing infographics f18 hornet 5462x3173 wallpaper_www.wall321.com_58

Figura 2 – Exemplos de Estrutura Analítica do Produto ou Árvore do Produto

Para saber mais sobre árvore de produto, leia Uma Proposta de Modelagem de Lista de Materiais (Scielo). Interessou-se por desenvolvimento de produtos? Leia também A Evolução dos Modos de Gestão de Desenvolvimento de Produto.

O que vem antes: escopo do produto ou escopo do projeto?

A seguir, temos um video do nosso amigo Renato Branco para encerrar este post com chave de ouro. Na próxima semana, veremos como coletar requisitos, definir e controlar o escopo do projeto. Não percam!