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Aventuras no Mundo EPM (2)

Veja o início desta aventura no primeiro Post desta história, onde apresento a Linha do Tempo como relatório para a Alta Gerência.

Inclusão de Novos Documentos

Um ponto forte do uso do EPM é a manutenção de um “Site por Projeto” onde os participantes podem ter acesso às informações do projeto e funções especiais, como formulários para gestão de riscos, controle de versão para documentos, avisos automáticos, entre outros.

Para o caso de documentos, existe uma “web part” especifica para organizar, classificar, incluir, filtrar e administrar documentos do projeto, onde:

  • Arquivos podem ser salvos localmente e arrastados (drag-and-drop) para a página do EPM.
  • Arquivos podem ser salvos diretamente no Sharepoint, usando recursos de navegação na máquina do usuário (Windows Explorer) e não apenas através de páginas web.
  • A propriedade “Título” de um documento permite a exibição no EPM de um nome mais amigável para o usuário, independentemente do nome/código do arquivo enviado.

image001(Antes de salvar, a edição do nome do título do arquivo é útil para os demais usuários)

 

A inclusão de novos documentos no Site do Projeto é muito simples. Basta abrir o Site do Projeto e identificar a área onde os documentos estão armazenados (normalmente na própria página de entrada do site).  A lista é similar a ilustração abaixo.

image003(Área de guarda de documentos do Site do Projeto)

Agora, basta arrastar do seu computador para a página remota o documento desejado.

image005(Função de Arrastar e Soltar)

 

O novo documento estará disponível para todos os integrantes do projeto.

image007(Lista de documentos com um novo arquivo adicionado)

Avisos automáticos (Alertas)

Cada usuário inscrito no Site irá receber um aviso de inclusão/alteração de documentos.

image009(Mensagem automática de inclusão/alteração de documentos conforme escolha do usuário)

Pasta do Projeto no Outlook

No Office 2013, é possível clicar no alto da mensagem com informações do novo documento e o Outlook cria uma pasta do projeto conectada ao Sharepoint, dando acesso direto aos documentos de projeto de dentro do Outolok.

image011(Conexão do Site do Projeto ao Outlook)

image013(Menu do EPM/Sharepoint no Outlook)

image015(Lista de Arquivos organizada no Outlook)

Exibição de documentos

Vários filtros, classificações e formas de guardar e exibir os arquivos podem ser ajustados para cada Site de Projeto.  A ordenação por categorias é uma das mais úteis.

image017(Visão de arquivos tabulados e categorizados)

 A comunicação realizada entre membros da equipe fica muito interessante com os recursos de guarda, controle de versões, avisos automáticos e publicação de documentos.  Se o MS-Project em si não oferece todas as funcionalidades para a modelagem de cronogramas que eu preciso como planejador, como membro de equipe ou gestor do projeto, o ambiente EPM é um investimento de excelente custo/benefício.

Outras funções, dificuldades e facilidades serão apresentadas na continuidade desta histórica, que acontece enquanto estamos aprendendo a por na prática as funções do EPM da qual recebemos um treinamento rápido realizado pela implementadora.

Curiosidades? Dúvidas? Sugestões? Escreva para mundopm@petersmello.email

Escreva para petersmello@gmail.com


Aventuras no Mundo EPM (1)

Passamos por uma rápida implantação do Microsoft EPM na TMSA e a experiência sob aspecto técnico de configurações, customizações básicas, carga inicial de alguns projetos, entre outros foi bem positiva.

Durante o processo de homologação, nós nos encontramos com um bug frustrante, que retirava do uso uma das funções do EPM 2013 que víamos como novidade em relação a edições anteriores. No entanto, para este caso em particular, o Suporte Microsoft foi capaz de identificar, simular e indicar uma solução efetiva em um intervalo inferior a quatro dias.

Para o início da aplicação no ambiente corporativo, optamos por fazer o mínimo de customizações possíveis e com isso o tempo entre a assinatura dos serviços de implantação e o upload do primeiro cronograma oficial – já passado períodos de treinamento e homologação – foi de 90 dias.

Pretendo neste meu re-início de postagens no Blog da Mundo PM contar um pouco mais das experiências e aventuras de trabalhar com o EPM. Muitas empresas hoje têm a oportunidade de também começar a utilizar este recurso colaborativo sem grandes complicações para a área de TI através da contratação do serviço online (Office365). Aqui, no entanto, optamos pela implantação de nosso próprio servidor e esta decisão também será parte das futuras postagens.

Entre as experiências, vou falar de pontos fracos e fortes. Como muitos leitores me conhecem como representante do Spider Project (em alguns aspectos concorrente do MSP), vale aqui deixar claro alguns pontos sobre meu histórico com ambas as ferramentas e que com isso o leitor possa “avaliar” minha parcialidade/imparcialidade ao falar de cada ferramenta.

  1. Sou usuário do MSP desde 1997, tendo convivido com ele em projetos de médio a grande porte, nas mais diversas áreas (TI, Engenharia, Fabricação, entre outros);
  2. Minha primeira experiência com o Spider foi em 2005, em laboratório, recebendo treinamento e aplicando profissionalmente a partir de 2006;
  3. Recebi treinamentos formais em ambas as ferramentas, sendo que para o Spider fiz um programa de especialização com o fabricante com mais de 400 horas;
  4. Sou um dos 10 primeiros no mundo a obter a Certificação PMI-SP (Scheduling Professional) – o que deveria comprovar conhecimento teórico sobre o assunto para aplicação em qualquer ferramenta;
  5. Detenho Certificação de Spider Project Specialist, mas não tenho certificações MSP em nenhuma de suas versões;
  6. Como desenvolvedor auto-didata e micro-empreendedor, tenho uma Startup dentro do programa Bizspark da Microsoft, cuja proposta é o desenvolvimento de integrações entre soluções para gerenciamento de cronogramas (em especial EPM e MSP) e o motor de cálculo disponível no Spider para o nivelamento de recursos. Este ponto é particularmente interessante para identificarmos meu interesse comercial no desenvolvimento de ambas as ferramentas, já que contribuem para minha formação profissional e oferta de negócios (customizações, licenciamentos, treinamentos e consultorias);
  7. Participo ativamente de grupos de discussão em ambas ferramentas, sendo que para o MSProject minha atuação é significativamente maior já que a comunidade de usuários e oferta de listas é superior;
  8. Sou Adminstrador (com treinamento formal) no EPM para a TMSA, onde também sou responsável pela abertura e acompanhamento de solicitações de suporte à Microsoft;
  9. Sou suporte (linha de frente) autorizado pela Spider, repassando à Rússia somente eventuais casos de maior complexidade ou necessidade de alteração do software;
  10. Acredito que o MS-Project é uma excelente ferramenta para o desenvolvimento de colaboração em ambiente corporativo, mas tenho resistência a considerá-lo como uma ferramenta completa para a modelagem de cronogramas; por outro lado, reconheço o Spider como melhor motor de otimização de cronogramas (nivelamento) no mundo, mas reconheço sua completa falta de ergonomia para atender necessidades de usuários iniciantes/intermediários, sendo assim uma ferramenta com grande curva de aprendizado.

Uma vez conhecido um pouco do meu background (demais informações em http://peter.smello.email) aqui dou início a uma série de postagens sobre as vantagens, desvantagens, facilidades e dificuldades de operação de um Microsoft EPM – Project Server – Sharepoint 2013, em um ambiente que reúne projetos com a participação da Engenharia, Manufatura, Gestão de Terceiros e Montagem Externa. Projetos com valores entre R$ 1,5 milhões a R$ 100,0 milhões para o fornecimento de soluções em transporte de correias e outros equipamentos para portos, armazéns, minas, entre outros (www.tmsa.ind.br).

EPM – Ponto Forte N# 001 – Comunicação com a Alta Gerência

A ilustração abaixo representa um cronograma macro de um projeto relativamente complexo e com um razoável detalhamento (atividades e fases somando 5 a 6 níveis de detalhamento em geral) e cronogramas variando entre 1,500 a 4,000 atividades.

A existência de um Portal de Projetos onde podemos rapidamente selecionar um projeto por categorias e criar um resumo gráfico, dinâmico (de fácil atualização) e de expressiva representação para o compromisso de cada área é realmente um ponto notável do MSP EPM 2013.

macro_schedule

Linha do Tempo no EPM – Drag-and-Drop e facilidade na customização (e Time-Out!)

 

EPM – Ponto Fraco N# 001 – Questões de usabilidade para o gráfico acima.

Ao subir o primeiro cronograma do MSP para o EPM, rapidamente verificamos as possibilidades de comunicação ampla e efetiva com membros do projeto através da Linha do Tempo e o destaque as principais fases de um projeto. Com isso, fiquei extremamente animado em percorrer as 2,500 linhas de um cronograma buscando identificar os principais itens que deveriam ser levados à interface ilustrada acima.  A função de drag-and-drop online parecia simplesmente perfeita.

Infelizmente, após 20 minutos trabalhando com os dados do projeto, o sistema simplesmente abriu uma janela de alerta com a informação de que já que eu não estava usando o sistema há vários minutos, eu deveria dar um OK para continuar.

2015-01-27 13_33_04-Páginas de Detalhes do Projeto - Cronograma

Linha do Tempo no EPM – Drag-and-Drop e facilidade na customização (e Time-Out!)

Para a minha surpresa, todo o trabalho feito com “drag-and-drop” não só não foi considerado como atividade no cronograma aberto, mas também não foi salva. Para recriar a imagem, foi necessário encerrar o cronograma e reabrir novamente para – em etapas e constantemente clicando no botão de salvar – recomeçar o trabalho.

Em breve outras postagens sobre esta grande aventura.

Não tem ainda o EPM? Muito se pode fazer com o Sharepoint Foundation que é uma solução gratuita e que permite o uso de Gantt online em conjunto com o Microsoft Professional. Tenho um artigo sobre isso aqui no Blog da Mundo PM no endereço:

Escreva para petersmello@gmail.comMande suas sugestões, dúvidas e críticas para mundopm@peter.smello.email